Você não precisa consertar a empresa inteira

Toda semana eu converso com alguma empresária que chega assim: "Luíza, tá tudo uma bagunça. Preciso organizar tudo."

E eu entendo a sensação. Quando o financeiro está confuso, o atendimento depende de você, o time não sabe o que fazer sem perguntar e a agenda está explodindo, parece que o único jeito é parar tudo e reconstruir a empresa do zero.

Só que empresa não para. As clientes continuam chegando, as entregas continuam acontecendo e o boleto continua vencendo. Quem tenta reorganizar tudo ao mesmo tempo geralmente abandona no meio, e sai com a sensação de que "organização não é pra mim".

Na indústria, ninguém arruma a fábrica inteira de uma vez

Quando eu trabalhava com melhoria contínua, a gente nunca atacava a fábrica inteira. A gente escolhia um ponto: a linha que mais parava, a etapa que mais gerava retrabalho, o gargalo que segurava todo o resto.

Resolvia aquele ponto, media o resultado e só então ia para o próximo.

Parece lento, mas é o que funciona. Cada melhoria pequena libera tempo e energia para a próxima.

Como escolher o seu primeiro ponto

Pega papel e caneta e responde com sinceridade:

1. O que mais te tira do sério na semana? Aquela tarefa que você faz resmungando.
2. Onde as coisas mais travam esperando por você? Aprovação, resposta, decisão.
3. O que, se desse errado, mais prejudicaria as suas clientes?

O ponto que aparecer em mais de uma resposta é o seu primeiro projeto. Só ele.

Um ponto de cada vez, com prazo

Defina o que "resolvido" significa para esse ponto e dê um prazo curto, de duas a quatro semanas. Quando terminar, olhe para trás e anote o que mudou. Aí sim você escolhe o próximo.

Em alguns meses, sem parar a empresa, você vai perceber que ela está outra.

Organizar não é arrumar tudo. É decidir o que vem primeiro.